blije klanten
Creëer overzicht met een A3 rapport (+ template)
Het A3 rapport is één van de vele tools die kan worden ingezet binnen de fases van de DMAIC cyclus. Het draagt bij aan de gestructureerde en systematische aanpak voor het oplossen van problemen, die kenmerkend is binnen Lean Six Sigma. Geen wonder dus dat het een veelgebruikt instrument is onder Lean Six Sigma Green Belts.
Wat is een A3 rapport?
Je gebruikt een A3 rapport om de belangrijkste projectinformatie met betrekking tot de voortgang, te identificeren en op een overzichtelijke manier weer te geven. Hierdoor is het makkelijker om beslissingen te nemen die invloed hebben op de rest van het proces. Om deze reden is het A3 rapport dan ook vooral geschikt voor het oplossen van relatief kortdurende Kaizen verbeteractiviteiten. Het A3 rapport wordt zo gemaakt dat het op één pagina past.
Opbouw van een A3 rapport
Een A3 rapport is vaak opgebouwd uit een vast aantal onderdelen, maar kan ook aanvullende onderdelen bevatten. De gekozen onderdelen die het meest nuttig zijn, hangen af van de situatie. Hieronder is een voorbeeld van een A3 rapport te zien.
De onderdelen
- Achtergrond: Hierin geef je een korte beschrijving van het probleem en de aanleiding. Houd er hierbij rekening mee dat je de nadruk legt op het belang van de organisatie en de maatregelen die genomen worden.
- Huidige situatie: Hierin geef je een beschrijving of visuele weergave van het probleem dat je aan wilt pakken
- Doelstellingen: Je doelstelling bevatten een weergave van hoe de situatie eruit moet gaan zien zonder dat het probleem heeft plaatsgevonden. In feite kan je dit zien als de gewenste situatie.
- Analyse: Om ervoor te zorgen dat er een oorzaak van het probleem wordt vastgesteld, ga je een analyse doen. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een visgraatdiagram of de 5 Why’s. De bevindingen uit de analyse vul je hier in.
- Aanbevelingen/verbetermaatregelen: In deze sectie draag je de oplossingen (of maatregelen) aan die de oorzaken uit de analyse wegnemen.
- (Implementatie)plan: Nu de maatregelen duidelijk zijn, is het tijd voor een plan van aanpak. Belangrijk hierbij is om de volgende onderdelen te vermelden: taken, data, duur, verantwoordelijkheden en status van het proces. Deze stap wordt voornamelijk toegevoegd wanneer het A3 rapport gebruikt wordt als een ‘progress tracking report’.
- Follow up: Om ervoor te zorgen dat het plan ook in de toekomst goed blijft functioneren, is het handig om taken op te stellen die je ook na de implementatie blijft waarborgen.
- Resultaten: De resultatensectie staat niet op bovenstaande afbeelding, omdat het een optionele stap is. Deze stap wordt voornamelijk gebruikt wanneer het A3 rapport dient als ‘progress tracking report’. De resultaten beschrijven dan de voortgang van het implementatieplan en de maatregelen.
Download het template
Wil je onderstaand template downloaden? Klik dan hier.