blije klanten
Poka Yoke: weet jij wat dat is?
Fouten maken we natuurlijk allemaal wel eens, maar een Lean tool die je kan helpen om onbedoelde fouten te voorkomen, is Poka Yoke. Poka Yoke of ‘mistake proofing’ is een eenvoudige techniek die ontwikkeld is vanuit het Toyota Productie Systeem (TPS) via Jidoka (automatisch kwaliteiten inbouwen in een proces). Het zorgt ervoor dat defecten worden voorkomen en het wijst op defecten, zodat deze niet nog een keer zullen verschijnen.
De ontwikkeling tot het concept van Poka Yoke
Voordat Poka Yoke haar definitieve naam en functie kreeg van Shigeo Shingo, waren er al meerderen die het idee achter Poka Yoke toepasten. Zo werd het idee van ‘mistake proofing’ al toegepast op de drie-pins stekker, nog lang voordat iemand van de term Poka Yoke had gehoord.
Oorspronkelijk noemden mensen Poka Yoke eerst veelal de ‘fool-proofing’ techniek. Dit werd echter als denigrerend ervaren voor mensen die de techniek gebruikten: iedereen kan immers een fout maken. Nu gaat Poka Yoke al een tijdje door als ‘mistake proofing’ techniek en wordt het geïdentificeerd als specifieke Lean tool.
Fouten en defecten
Shigeo Shingo maakt een onderscheid tussen fouten en defecten.
- Fouten zijn onvermijdelijk en zullen zich altijd voor blijven doen
- Defecten zijn fouten die via het systeem bij de klant terecht kunnen komen
Poka Yoke zoekt hierbij naar manieren om fouten te voorkomen voordat het defecten worden. Een defect is namelijk een vorm van verspilling en moet dus zoveel mogelijk geëlimineerd worden.
Kwaliteitscontrole door menselijke inspectie
Kwaliteitscontrole is nodig om fouten en defecten in een proces te ontdekken. Dit kan je onder andere doen door medewerkers aan te stellen als inspecteurs. De inspecteurs controleren en vormen op die manier als het ware de kwaliteitscontrole. Toch blijkt dit niet altijd effectief. Zo kunnen inspecteurs eenvoudig problemen over het hoofd zien, helemaal als ze niet helemaal scherp meer zijn na een lange werkdag.
Dat menselijke inspectie niet altijd effectief is, blijkt wel uit het volgende testje. Probeer in de volgende tekst maar eens te tellen hoe vaak je de letter ‘f’ ziet:
Het juiste antwoord staat onderaan de blog*. Opvallend aan dit testje is dat lang niet alle mensen het goed hebben. De antwoorden variëren vaak tussen de 30 en 60. Je kan je afvragen hoe effectief menselijke inspectie dan eigenlijk is.
Toch is menselijke inspectie niet helemaal ineffectief. Neem bijvoorbeeld een proces waarbij de inspectie 90% effectief is voor elke inspecteur. Er komen dan bijvoorbeeld 1000 defecten langs de eerste medewerker waarvan hij er 100 mist. Een tweede inspecteur zal er van deze 100 defecten dan maar 10 missen enzovoort. Dus een menselijke kwaliteitscontrole kan nog steeds een effectieve manier zijn om defecten te reduceren. Alhoewel het niet de beste manier is.
Vormen van Poka Yoke
Poka Yoke kent drie vormen die helpen om fouten te voorkomen. De vormen verschillen in de mate waarin ze ondersteunende hulp bieden in de voorkoming van fouten.
1. Failsafe – de gebruiker kan geen fouten maken
Hierbij is het product of de service zo gemaakt dat je eigenlijk geen fout kan maken. Denk bijvoorbeeld aan een USB-stick die maar op één manier in een USB ingang kan (Contact Poka Yoke). Ook medicatie die precies in de juiste hoeveelheid per dag wordt aangeboden (bijvoorbeeld de anticonceptiepil) behoort tot deze vorm. Hierdoor wordt namelijk het risico verkleind dat de gebruiker een te grote hoeveelheid van het medicijn in één keer inneemt (Fixed Value Poka Yoke).
2. Visuele stuurmiddelen – de gebruiker wordt gewaarschuwd voor mogelijke fouten middels signalen
Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan een brandalarm dat afgaat als er sprake is van rookvorming of het geluidssignaal in de auto wanneer je zonder gordel rijdt.
3. Visuele hulpmiddelen – de gebruiker wordt geïnformeerd over de gebruikswijze
Wanneer je als gebruiker geïnformeerd wordt over hoe je moet werken, verkleint dit de kans op een fout. Voorbeelden zijn verkeersborden in het verkeer of het pijltje bij het bezinepompicoontje die aangeeft aan welke kant de tankdop zit.
Kortom Poka Yoke helpt om fouten te voorkomen. Dat kan op allerlei manieren, waarbij de kans op het mogelijk maken van een fout soms heel sterk wordt gereduceerd en soms iets minder sterk. Maar houd er rekening mee, fouten zijn er altijd. Het gaat erom in hoeverre je voorkomt dat dit defecten worden.
*Het aantal f’s in het tekstje is 48.