blije klanten
OCAP: haalt de bottleneck uit je proces
Out of Control Action Plan (OCAP)
In ieder (verbeterd) proces kan altijd wel iets misgaan. De vraag is; wat doe je dan? In paniek raken helpt niet, aangezien klanten wellicht al een hoop geld betaald hebben en met smart zitten te wachten op de levering van hun product of dienst. De enige oplossing is; de bottleneck in het proces zo snel mogelijk eruit zien te halen. Een OCAP (‘Out of Control Action Plan’) kan je hierbij helpen en zorgt ervoor dat een proces weer wordt gestroomlijnd. In deze blog leer je waarom geen enkele organisatie zonder een OCAP kan en krijg je een aantal tips voor het opstellen en gebruiken van een OCAP.
Wat is het?
OCAP staat voor ‘Out of Control Action Plan’ en is een noodplan dat wordt gebruikt om een situatie weer onder controle te krijgen. Enkele kenmerken:
- Je gebruikt een OCAP in de Control fase van een Lean Six Sigma project.
- De OCAP wordt gevisualiseerd in een stroomdiagram waarin beslissingen en acties staan om de bepalende invloedsfactoren (X-en) weer onder controle te krijgen. Hierdoor kan je het ook wel zien als procedure of werkinstructie, omdat medewerkers dankzij een OCAP direct weten hoe ze moeten handelen als er iets fout gaat.
- In de OCAP staat ook vermeld wat er gedaan moet worden met de producten of diensten die gedurende de ‘out of control’ situatie zijn geproduceerd. Als de producten al bij de klanten zijn geleverd, moet er bijvoorbeeld misschien een terugroepactie in werking worden gezet.
- De OCAP wordt gemaakt op basis van de kennis over het (verbeterde) proces. Deze kennis is deels reeds aanwezig doordat er bijvoorbeeld al een FMEA is gemaakt van het proces of door inbreng van medewerkers op de werkvloer tijdens een weekstart. Aan de andere kant wordt deze kennis ook continu bijgewerkt, omdat je telkens nieuwe dingen leert over je proces. De OCAP is dus een ‘levend document’.
- De Control Chart helpt te detecteren of het proces ‘out of control’ dreigt te raken en of de OCAP in werking moet worden gesteld.
Voorbeeld OCAP stroomschema:
Tips
Speciaal voor jou hebben we een aantal tips op een rijtje gezet voor het opstellen en gebruiken van een OCAP:
- Zorg dat je het projectteam en experts betrekt bij het opstellen van het noodplan. Dit is met name van belang als de kans groot is op ernstige risico’s bij een ‘out of control’ situatie.
- Maak een FMEA voor elke belangrijke invloedsfactor (X). Zo heb je voor elke cruciale factor een beheersmaatregel.
- Onderzoek de mate waarin de problemen structureel of incidenteel van aard zijn. Doe dit bijvoorbeeld door een lijstje bij te houden met hoe vaak elke ‘out of control’ situatie voorkomt.
- Maak het stroomschema in het eenvoudige programma Microsoft Visio. Anders is Microsoft Powerpoint ook altijd een goed alternatief.
- Je kunt het noodplan ook gebruiken voor mogelijk foute producten.
- Houd het noodplan ‘levendig’ door het regelmatig bij te werken met nieuwe informatie over de veranderde invloedsfactoren.
- Maak het noodplan onderdeel van het Kwaliteit Management Systeem, zodat het gewaarborgd blijft in procedures en werkinstructies.
- Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het noodplan en alert zijn op signalen van een ‘out of control’ situatie.