blije klanten
Weekstart
De weekstart: alle ins & outs
Iedere organisatie heeft er weleens van gehoord: de weekstart. Oftewel, een goed voorbereid wekelijks overleg die ervoor zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Van Kooten en De Bie deden in hun programma ‘Keek op de week’ al iets soortgelijks. Zij bespraken iedere zondagavond de actualiteiten met de nodige humoristische ondertoon. De weekstart lijkt dus bij iedereen wel bekend te zijn. Toch blijkt de concrete uitvoering hiervan soms nog te wensen over te laten. Benieuwd hoe jij succesvol een weekstart kan implementeren in jouw organisatie? Lees dan deze blog.
Definitie
Een weekstart is iets anders dan een dagstart. De weekstart ondersteunt de organisatie in de realisatie van bedrijfsdoelstellingen door een wekelijkse sturing op de operatie. Het is een belangrijk Lean hulpmiddel, omdat het de gehele organisatie betrekt. Om een goede weekstart na te streven zijn er drie punten van belang:
- Duidelijke agenda: Een duidelijke agenda is afgestemd op de eigen organisatie. Dit vertaalt zich onder andere in de prestatiedoelstellingen van de organisatie, oftewel de Key Performance Indicators (KPIs). Voorbeelden hiervan zijn klanttevredenheid, snelheid van levering en ’first time right’. Ook wordt er vaak een verbeterbord gebruikt die specifieke organisatieproblemen in beeld brengt en mogelijke verbeteringen laat zien.
- Goed voorbereid overleg: Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg er daarom voor dat voorafgaand aan de weekstart alle benodigde informatie bekend is. Verzamel de juiste relevante KPI-cijfers, stel medewerkers op de hoogte van het overleg en maak duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht.
- Verbetergerichte dialoog: Het karakter van een weekstart is verbetergericht en bottom-up. Alle medewerkers moeten hun op- of aanmerkingen met betrekking tot de KPIs kunnen uiten. Het gaat tenslotte om de problemen en mogelijke oplossingen die worden ervaren op de werkvloer.
Waarom een weekstart?
De implementatie van weekstarts lijkt misschien veel gedoe en tijdrovend, maar op den duur kan het veel voordelen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan de sturing die het geeft aan verschillende teams en afdelingen waardoor iedereen dezelfde stip op de horizon najaagt. Bovendien helpt het om problemen vanuit de operatie te identificeren en te communiceren, waardoor verbeteringen makkelijker kunnen worden nagestreefd. Op deze manier draagt het dus ook bij continue verbetering (Kaizen). Tot slot zorgt het bottom-up karakter voor betrokken medewerkers.
De overlegstructuur
De overlegstructuur van een weekstart kan uiteengelegd worden in taken van de voorzitter (vaak de leidinggevende) enerzijds en de medewerker anderzijds. De verantwoordelijkheden van beide personen zijn verschillend:
- Voorzitter: Facilitator weekstart, bereid weekstart voor, agenda- en tijdbewaker, maakt aantekeningen, faciliteert de discussie en vertegenwoordigt de afdeling.
- Medewerker: Is de bron van informatie, draagt actief bij aan de discussie, geeft korte en bondige input, is altijd aanwezig.
De voorzitter is de vertegenwoordiger van het team of de afdeling dat zich een niveau hoger bevindt. Dit heet ook wel ‘cascadering’. De voorzitter vormt hiermee als het ware de schakel (linking pin) tussen de verschillende organisatieniveaus. Zie figuur.
Tips voor een goede weekstart
Denk vooraf goed na over de opzet van de weekstart. Hierdoor heeft het een grotere kans van slagen. Een aantal punten om in je achterhoofd te houden:
- Bedenk welke KPIs je wilt bespreken. Beperk je hierbij tot 3-5 KPIs per week. Maak een weloverwogen keuze welke KPIs je bespreekt en houd er rekening mee dat deze in lijn liggen met de strategische doelstellingen.
- Stel de KPIs SMART op: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
- Plan de weekstart (liefst op een maandag) op een vast tijdstip en zorg ervoor dat iedereen zich hieraan houdt.
- Maak voorafgaand aan de weekstart een overzichtelijk template van de agenda op A3-formaat. Hierdoor is alles goed leesbaar en overzichtelijk.
- Moedig elk teamlid aan een bijdrage te leveren aan de discussie.
- Vier behaalde successen en mijlpalen.
- Tot slot: Ga het ook echt doen! Het consistent blijven uitvoeren van een weekstart is een hele uitdaging en een proces waarin je continu kan blijven verbeteren.