blije klanten
Wat is takttijd?
Hoe kan het dat je het de ene dag razend druk hebt en continu achter de feiten aanloopt. Terwijl je de andere dag bijna op zoek moet gaan naar het werk. Waar komen deze verschillen vandaan? Grote kans dat het te maken heeft met de takttijd van jouw dag. In deze blog leggen we je uit wat dat precies is.
De formule van takttijd
Takttijd geeft het benodigde tempo aan van een proces of werkdag op basis van de klantvraag. Hoe kom je dan achter jouw perfecte takttijd? Hiervoor kun je de volgende eenvoudige formule gebruiken:
Takt tijd = Beschikbare (productie) tijd / Klantvraag
- Beschikbare (productie) tijd = het aantal uren dat jij per dag kunt besteden aan jouw werkzaamheden.
- Klantvraag = deze kan zowel van internen (collega’s) als externe klanten komen.
- Takttijd = geeft een tijdsindicatie van hoeveel tijd jij beschikbaar hebt om een bepaald product of dienst aan een interne of externe klant te leveren.
Hoe werk je met de formule?
Stel je voor, je hebt per werkdag één uur aan beschikbare tijd om e-mails te behandelen. Het aantal te behandelen e-mails per dag die je van collega’s krijgt (de klantvraag) is 16 stuks. Wanneer je hier de formule van de takttijd op los laat krijg je dus: 60 minuten / 16 stuks = 3 minuten en 45 seconden per e-mail. Dit betekent dus dat je 3 minuten en 45 seconden per e-mail beschikbaar hebt.
Wat kan je met die takttijd?
Je hebt de takttijd berekend, maar wat kan je er dan uiteindelijk mee? Kijk bijvoorbeeld eens naar het overzichtje hieronder.
Voor het beantwoorden van de e-mail van Piet heb je 2 minuten en 10 seconden nodig. Je zit in dat geval dus onder de takttijd van 3 minuten en 45 seconden. Om de e-mail van Suzanne te beantwoorden kom je echter ver boven die tijd uit, daar heb je namelijk 4 minuten en 45 seconden voor nodig.
Bij takttijd draait alles om balans. Om het proces of een deel van jouw werktijd vloeiend in de maat te laten lopen dienen de activiteiten maximaal de takttijd te duren. Zo zou je de activiteiten die korter duren dan de gestelde takttijd op kunnen vullen met andere extra handelingen. De activiteiten die langer duren moet je juist proberen te verkorten. Dit kan je bijvoorbeeld doen door verspillingen in die activiteit te elimineren.
Grip op je tijd
Kortom, takttijd kan je inzichtelijk maken hoeveel tijd je beschikbaar hebt per activiteit om zo meer grip op je proces of werkzaamheden te kunnen krijgen. Hierdoor kun je beter bepalen op welke activiteiten je verbeteracties moet gaan uitvoeren.