blije klanten
Waarom een project charter onmisbaar is (+ een template)
Wanneer net opgeleide Green Belts of Black Belts aan de slag gaan met hun eerste verbeterproject staan ze vaak niet gelijk te trappelen om een project charter te gaan invullen. Ze gaan veel liever gewoon aan de slag. Een kijkje nemen op de werkvloer middels een gemba-walk of brainstormen over de grondoorzaken met 5x Why. Toch is ook de project charter een cruciale en onmisbare stap binnen het verbetertraject. Benieuwd waarom? Lees dan vooral verder.
Wat is een project charter?
De project charter is een kort (1 tot 2 A4-tjes) en levend document die de afspraken tussen de opdrachtgever en de Lean Six Sigma projectgroep weergeeft. Zie het als een soort projectcontract waar bijvoorbeeld de reikwijdte, doelstelling en deelnemers van het project op staan vermeld. Het project contract is telkens aan verandering onderhevig, omdat de Black Belt tijdens iedere fase van de DMAIC een nieuwe versie maakt.
Er zijn veel verschillende templates voor een project charter. Toch bevat de charter in essentie altijd de volgende elementen:
- Hygiëne factoren projectmanagement: rolverdeling, reikwijdte van de scope, de beschikbare tijd en de planning.
- Uitwerking van de te verbeteren prestaties: dit is gebaseerd op de belangrijkste problemen en wordt ook wel project Y’s genoemd.
- Inschatting van de te bereiken verbetering: vaak wordt dit geformuleerd op de volgende manier: “de doelstelling is om prestatie Y met x% te verbeteren. Andere procesprestaties Y en Z moeten daarbij minimaal op hetzelfde niveau blijven.”
3 redenen om altijd eerst een project charter in te vullen
1) Je sluit aan op de afspraken en regels van projectmanagement
Het management wil altijd graag vooraf concreet weten wat ze wanneer kunnen verwachten. Ze hebben dus niets aan abstracte uitspraken als “We willen iedere dag een stukje beter gaan werken.”. Door het invullen van de project charter krijgt ook het management houvast. Houd hierbij goed in je achterhoofd dat het geen probleem is als je niet vooraf alles kunt inschatten. De charter is per slot van rekening een leven document en kan na iedere fase dus weer een stukje concreter worden gemaakt.
2) Vastleggen van voortschrijdend inzicht
Bij een Lean Six Sigma verbeterproject weet je vooraf niet wat de oplossing gaat zijn. Hierdoor is het ook lastig om vooraf al te weten hoeveel verbetering je exact gaat realiseren. Toch kan het vastleggen van voortschrijdend inzicht nuttig zijn, omdat het een bepaalde drempelvrees helpt weg te nemen. Op basis van ervaring met eerdere processen kan alsnog een realistische inschatting worden gemaakt van de te maken verbetering. Blijkt deze inschatting totaal niet te kloppen? Geen probleem, het levende document is altijd weer aan te passen bij een nieuwe versie.
3) Het is een manier om de verwachtingen van het management managen
Het management zal vooraf veel vragen hebben met betrekking tot het Lean Six Sigma project. Helaas zijn deze vragen vooraf niet allemaal te beantwoorden. Zo is de oplossing vooraf niet bekend en de omvang van het probleem onduidelijk waardoor alle activiteiten ook nog niet ingeschat kunnen worden. Het enige dat wel vaststaat is de standaard projectaanpak (DMAIC) en de ervaring dat deze aanpak leidt tot resultaten. Het is belangrijk om dit in het gesprek met de opdrachtgever ter sprake te laten komen tijdens ede tollgate review. Leg uit dat er in de eerste versie van de charter nog veel aannames en onzekerheden zitten, maar dat iedere versie weer nieuwe inzichten zal geven. Door de opdrachtgever telkens als eerste van deze nieuwe versie op de hoogte te stellen, geef je duidelijkheid en weet je de verwachtingen te managen.
Sla de project charter niet over
Hopelijk heb je na deze blog een inzicht gekregen waarom de project charter onmisbaar is bij een Lean Six Sigma traject. Loopt alles dan direct mis als je geen project charter invult? Niet perse. Zo kan binnen eenvoudige traject en omgevingen best een vereenvoudigt format worden gebruikt. Maar zeker bij complexere projecten is een project charter in combinatie met de tollgate review een cruciaal onderdeel dat je beter niet kan overslaan.
Download het template
Download hier het template en ga direct zelf aan de slag met project charter.