blije klanten
Toepassing 5S: 10 tips voor een ‘Clean Desk Policy’
Het 5S model is een Lean tool waarbij de werkplek centraal staat. Wanneer je als medewerker een goed georganiseerde en opgeruimde werkplek hebt, leidt dit tot overzicht, rust, focus en een verhoogde productiviteit. Een Clean Desk Policy draagt hieraan bij, aangezien het ervoor zorgt dat je nooit meer dingen hoeft kwijt te raken.
Wat is 5S?
De onderdelen van 5S geven 5 suggesties om je werkplek beter te organiseren. Net als Lean komt de 5S-methode uit Japan. Vrij vertaald zijn de stappen:
Je verdiepen in 5S is leuk. Het levert echter niets op als je niet weet waar je moet beginnen om je werkplek schoon en georganiseerd te houden. Om deze reden geven we je 10 simpele tips voor een Clean Desk Policy die een goede eerste start bieden.
1. Plaats een inbox op je bureau
We hebben allemaal tal van inboxen in onze e-mail, maar vrijwel niemand heeft een fysieke inbox. Het plaatsen van een fysieke inbox op je bureau kan een oplossing bieden voor al die rondslingerende (vaak wel belangrijke) papieren. Door een constructie met meerdere vakjes of mandjes aan te schaffen, blijven verschillende documenten van elkaar gescheiden.
2. Plaats een prullenbak binnen handbereik
Wanneer je op moet staan vanuit je bureaustoel om de prullenmand te bereiken, staat deze te ver weg. Door de prullenbak binnen handbereik te plaatsen kan je snel en makkelijk je rommel weggooien. Dit bespaart tijd.
3. Zorg voor minder papier
Een overload aan papier is niet alleen slecht voor het milieu, maar kan ook nog eens chaos creëren. Stop daarom met onnodige abonnementen en verminder het aantal papieren rapporten en memo’s.
4. Ontdoe je van onnodige rommel
Zorg ervoor dat alles wat je op je bureau hebt staan, een functie heeft. Weg met al die onnodige prullaria en accessoires!
5. Plan regelmatig een opruimmmomentje
Dit klinkt misschien niet heel aantrekkelijk, maar kan wel heel erg effectief zijn. Wanneer je elke dag heel even je bureau opruimt, zal dit hoogstens een paar minuten kosten. Als je dit niet doet, stapelt het zich op en kan het best zijn dat je een keer uren bezig bent met opruimen. Dat is iets wat je natuurlijk te allen tijde wilt voorkomen!
6. Houd de dop op de fles
We eten en drinken heel wat af achter ons bureau. Helaas gaat het ook wel eens mis. Denk maar eens aan die kop koffie die over je toetsenbord gaat of dat flesje water dat omvalt zonder dop. Zorg ervoor dat je kop koffie uit buurt van elektronica staat en draai de dop weer op je flesje. Dat scheelt een hoop opruimwerk.
7. Maak een ‘before’ en ‘after’ foto
Begin je voor het eerst met opruimen? Maak dan een ‘before’ en ‘after’ foto. Dan zie je zelf duidelijk het verschil van de situatie vóór en na het opruimen, wat wellicht een extra trigger oplevert om je werkplek voortaan georganiseerd en schoon te houden.
8. Bij twijfel: doe het weg!
Het merendeel van de papieren die je op je bureau hebt liggen, heb je waarschijnlijk niet nodig. Wanneer je echt een papieren versie ergens van nodig hebt, leg je deze in je fysieke inbox. Gooi het anders weg.
9. Inscannen
Stop met het kopiëren van documenten en maak meer gebruik van inscannen. De ingescande formulieren kan je direct naar al je collega’s sturen via de mail, zonder dat je hen ook weer lastigvalt met die ‘papierrommel’.
10. Opruimen doe je aan het einde van je werkdag
Het beste moment om je werkplek op te ruimen is aan het einde van je werkdag. Zo begin je de volgende dag weer met een schone lei.