blije klanten
Het Lean Huis: begin met het bouwen naar succes!
Het Lean Huis (beter bekend als het Toyota Production System) maakt Lean toepasbaar in iedere organisatie. De vorm van het huis maakt visueel hoe je een organisatiestructuur kan bouwen die zelf ondersteunend is. Dit is heel simpel. Net als bij het bouwen van een echt huis, begin je met een bouwtekening waarbij je het einddoel op papier zet. Vervolgens maak je de fundering, gevolgd door de muren en tot slot komt het dak erop. Het is van belang dat je deze volgorde in acht neemt, want als je het huis op een andere manier bouwt dan stort deze vroeg of laat in, net als bij een Jenga toren.
Het ontstaan van het Lean huis
Als gevolg van de immense groei die Toyota doormaakte vanaf de Tweede Wereldoorlog tot aan de jaren ’70, merkte Toyota dat het Lean gedachtegoed niet meer goed over te brengen was naar alle medewerkers. Daarom ontwikkelde Fujio Cho het Toyota Production System. In het boek Lean Thinking van Jim Womack en Dan Jones werd dit systeem in 1996 omgedoopt tot het ‘Lean House’. Sindsdien wordt het in steeds meer bedrijven toegepast.
Het bouwproces van het Lean huis in 5 stappen
1. Doelstelling – De bouwtekening
Om het belang van een uitdagend doel te laten zien, maken we even een uitstapje naar de Moon Speech (1962) van John F. Kennedy:
Het resultaat van dit doel? In 1969 arriveerde de Amerikaan Neil Armstrong als eerste op de maan.
Ook in een Lean organisatie is een bijna onhaalbaar doel de basis om:
- Mensen mee te krijgen
- Middelen te organiseren
- Successen te meten
- Cultuur van continu verbeteren te continueren
2. Stabiliteit – De fundering
Een goede fundering is onmisbaar in een stabiele organisatie. Dit creëer je door een voorspelbaar en betrouwbaar proces te realiseren. Op basis hiervan wordt je fundament gevormd. Wat hierbij komt kijken is:
- Goed inwerken van mensen
- Gelijkmatige werkverdeling
- Standaardisatie (5s)
- Werkafspraken
- Het verlangen om iedere dag een beetje beter te worden (continu verbeteren).
3. Snelheid versus Kwaliteit – De muren
De muren van het Lean huis worden gevormd door de twee pijlers; Kwaliteit & Snelheid.
- Kwaliteit = Zorgen dat je continu kunt leveren naar de verwachting van de klant.
- Snelheid = Precies op tijd leveren van een product of dienst (Just In Time).
Deze pijlers werken in het Lean huis samen waarbij idealiter eerst de focus wordt gelegd op de kwaliteit, waarna vervolgens snelheid in het proces kan komen en je de concurrentie achter je laat. Toch leggen veel bedrijven tegenwoordig meer de focus op snelheid, omdat de markt hierom lijkt te vragen. De gevolgen hiervan zijn dat de resultaten terug kunnen lopen, de processen vast kunnen lopen omdat ze hier nog niet op ingericht zijn en dat klanten teleurgesteld zijn. Zorg er dus voor dat je evenveel focust op beide pijlers. Je wilt je muren natuurlijk wel even dik hebben.
4. De mensen – Het hart van het huis; de keuken
Het hart van het huis wordt gevormd door de medewerkers. Wanneer medewerkers betrokken zijn kan dit zorgen voor:
- Betere bedrijfsprestaties
- Een sterk merk
- Meer tevreden en loyale klanten
- Uiteindelijk ook meer winst
Dat het belangrijk is om de verandering écht vanuit de medewerkers te laten komen, had Taiichi Ohno al door. Hij betrok de mensen in het proces en gaf hen de juiste middelen om invloed uit te kunnen oefenen. Hierdoor gaf hij ze het gevoel dat ze onderdeel waren van de continue verbetercultuur en dat zijzelf de verandering waren.
Wil je medewerkers het hart van het huis laten zijn? Dan vraagt dit om goed leiderschap met wederzijds vertrouwen en het toe kunnen werken naar een helder gemeenschappelijk doel.
5. Waarde creatie – Het dak
De laatste stap van het bouwproces van het Lean huis is het dak. Wanneer je bij het dak bent aangekomen creëer je meer klantwaarde tegen lagere kosten. Dit doe je door echt te focussen op de klant. Deze klantfocus kan je bijvoorbeeld aanbrengen door met de klant in gesprek te gaan en de 5x Why techniek toe te passen. Hierdoor kom je erachter wat de klant echt wil en kan je je processen daarop aanpassen.
De belangrijkste conclusies
- Het model dat ontstaan is uit de noodzaak om de Lean kennis over te dragen in de Toyota fabriek, is inmiddels in iedere branche toe te passen.
- Vergeet de medewerkers niet! Zij vormen het hart van het huis.
- Het heeft geen zin om te focussen op lagere kosten (het dak) als je Lean huis niet staat.