blije klanten
Lean denken in 6 stappen
Wanneer je als organisatie Lean denkt zorg je ervoor dat alles draait om de toegevoegde waarde van je product of dienst. Anders gezegd, je richt je op het wegnemen van verspillingen in een proces, waardoor overbodige activiteiten worden geëlimineerd. Doordat je alleen de activiteiten die waarde toevoegen overhoudt, wordt de tijd tussen de aanvraag van de klant en het eindproduct vergroot. Het resultaat: een tevreden klant. De basis van Lean denken valt eenvoudig samen te vatten in 6 stappen.
(1) Waarde
Of een activiteit in een proces wel of geen waarde toevoegt, wordt dus voornamelijk bepaald door de klant. Klanten zijn niet bereid om te betalen voor iets waar ze niet om hebben gevraagd. Dit betekent dat Lean de processen van organisaties zo moet inrichten dat er geen verspilling plaatsvindt die anders in rekening zou worden gebracht bij de klant.
Om de ‘waarde’ of wensen van de klant te achterhalen kan je de volgende vragen stellen:
- Wat is het probleem van de klant?
- Zijn de behoeften van de klant duidelijk?
- Wat zijn de voordelen voor de klant en voor de organisatie?
Meer leren over het realiseren van klantwaarde? Lees dan deze blog.
(2) Value Stream Mapping
Als je eenmaal hebt bepaald welke activiteiten waarde toevoegen, is het tijd voor de volgende stap in het Lean denken: het definiëren van het juiste proces. De Value Stream Map is een tool die je kan helpen bij de ontwikkeling van een proces zonder verspillingen. Er zijn hierbij 3 categorieën van processen:
- Waarde creërende processen: Dit zijn alle stappen die onmisbaar zijn voor de vormgeving van het product om uiteindelijk tot het eindproduct te kunnen komen.
- Niet waarde creërende processen die wel nodig zijn: Dit zijn bijvoorbeeld activiteiten zoals transport, controles en wachttijden.
- Processen die geen waarde toevoegen en geëlimineerd kunnen worden: Dit zijn alle activiteiten die niet in één van bovenstaande categorieën vallen.
Met behulp van de Value Stream Map kan je processen die in categorie 2 vallen, evalueren en verbeteren.
(3) Flow
Nu we in de vorige stappen de procesverspillingen al geëlimineerd en geïdentificeerd hebben, kunnen we ons gaan focussen op de derde stap. Deze stap zorgt voor een snelle doorstroom (flow) van producten. Om dit te bereiken kan het helpen om het proces letterlijk te doorlopen en de afstanden die het product aflegt op te schrijven. Zo breng je in kaart welke afstanden overbodig zijn of aangepast dienen te worden. Een methode die in deze stap wordt toegepast is de 5s methode.
(4) Pull
De zojuist besproken stappen zorgen voor efficiënte processen die enkel waarde toevoegen. Bijkomend voordeel hiervan is dat je als organisatie meer kan produceren. Maar tegelijkertijd heb je hierdoor ook te maken met meer voorraden. Het hebben van te veel voorraad is één van de 8 verspillingen. Om dit op te lossen wordt in stap 4 de voorraad beperkt of wordt de afname van producten verhoogd (pull). Bij ‘pull systeem’ vervang of produceer je alleen datgene dat is verkocht. Op deze manier heb je nooit een overschot aan voorraden.
(5) Verbetering
Binnen Lean denken staat ook continue verbetering centraal. De organisatie moet altijd streven naar het perfecte systeem voor het product dat de organisatie aanbiedt. Dit bereik je alleen door telkens in kleine stapjes het huidige systeem aan te passen. Dit heet binnen Lean ook wel Kaizen.
(6) Herhaling
Herhaling zorgt ervoor dat alle voorgaande stappen worden geïmplementeerd en de geboekte vooruitgang geëvalueerd. Wanneer je dezelfde procedures ook in andere processen toepast, hoef je niet nog een keer alle stappen te doorlopen. Dit scheelt dus een hoop tijd voor de optimalisatie van toekomstige processen.