blije klanten
De visuele aantrekkelijkheid van Kanban
Het woord ‘Kanban’ bestaat uit de Japanse termen ‘visueel’ en ‘kaart’ en is een belangrijke tool binnen Lean. Kanban zorgt ervoor dat de voorraad precies groot genoeg is, waardoor verspillingen worden verminderd.
Just-In-Time principe
Kanban hangt nauw samen met het Just-In-Time principe. Bij dit principe is de bevoorrading van het magazijn precies goed omdat deze afhankelijk is van de klantvraag. Dit principe zie je bijvoorbeeld terug in de supermarkt. De schappen in de supermarkt zelf worden altijd zo vol mogelijk gehouden voor de klant. Wanneer de voorraad in het magazijn vervolgens bijna op is, wordt er een nieuwe lading besteld. Dan zijn de producten dus ‘precies op tijd’ weer bevoorraad en heb je nooit te veel of te weinig producten in je magazijn liggen.
Het ontstaan van Kanban
Toyota kon de efficiëntie van het Just-In-Time principe wel inzien en verwerkten het daarom in 1940 in een systeem dat zij Kanban noemden. De werknemers begonnen kaarten te gebruiken zodat de stappen in hun proces zichtbaar werden. Dit resulteerde niet alleen in meer communicatie tussen teams, maar ook tot verbeterde processen met een grotere doorstroom. Door gebruik te maken van Kanban wist iedereen wat er op welke plek gedaan moest worden, waardoor de verspillingen enorm werden teruggedrongen.
De aantrekkelijkheid van visualisatie
Ondanks dat het wetenschappelijk bewezen is dat visueel beeld aantrekkelijker is voor het brein, lijkt tekst nog altijd de overhand te nemen als informatiemiddel op het werk. Denk maar aan de vele lappen tekst in rapporten, takenlijsten, e-mails en informatie op het internet. Ook hierbij geldt echter: een foto zegt meer dan duizend woorden. Ook hier zou het dus nuttig zijn om Kanban toe te passen. Vandaar dat Kanban een populaire tool is binnen Lean en Six Sigma. Bij Kanban wordt de kracht van de visuele informatie vertaald in kaarten (bijv. post-its) die op een bord worden geplakt om een beeld te vormen van het totale werk.
4 basisprincipes van Kanban
Hoewel er binnen Kanban de laatste jaren een aantal veranderingen heeft plaatsgevonden, kunnen de 4 basisprincipes tijdloos toegepast worden.
- Visualiseer zoveel mogelijk; Probeer het gehele proces van de workflow visueel te maken, zodat iedereen weet wat het werk is en welke afspraken erover zijn gemaakt. Dit helpt de knelpunten in kaart te brengen en bovenal de samenwerking te verbeteren.
- Limiteer het aantal taken van ‘Work in Progress’: Door niet met te veel taken tegelijkertijd bezig te zijn, reduceer je de hoeveelheid onafgemaakt werk. Halve taken zorgen voor verspilling omdat je bijvoorbeeld continu aan het switchen bent tussen verschillende werkzaamheden.
- Anaylseer de flow; Wanneer de bovenste 2 principes zijn uitgevoerd, kan je beginnen met de optimalisatie van je flow. Bij een goede flow staan de items op je Kanban bord niet stil en is je doorlooptijd kort.
- Monitoren, wijzigen en verbeteren; Een succesvolle implementatie van het Kanban systeem betekent dat dit volledig onderdeel is van een organisatiecultuur die streeft naar constante verbetering. Analyses van de flow, de kwaliteit en de doorlooptijden kunnen hierbij een bijdrage leveren om de effectiviteit van de teams te bepalen.
Kanban in de praktijk
Om Kanban toepasbaar te maken, kan er van verschillende visualisaties gebruik worden gemaakt.
- Een eerste manier is door gebruik te maken van Kanban kaarten. Deze geven aan de betreffende persoon door wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd moet worden. Wanneer de voorraad aangevuld dient te worden, volgt dan een trigger (de Kanban kaart) om dit te doen.
- Een andere manier is het Kanbanbord. Op dit bord wordt de flow gevisualiseerd middels magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk op een bepaalde plek vertegenwoordigen. Het Kanbanbord bestaat vaak uit drie kolommen: wachtend, in productie en geproduceerd.
- Een laatste manier is om een Kanban systeem op een elektronische manier te implementeren. Hier wordt tegenwoordig steeds meer gebruik van gemaakt.
Kortom, Kanban is een visuele Lean tool die een bijdrage kan leveren in de vermindering van verspillingen door voorraden precies goed op peil te houden. De visualisatie geeft je bovendien de mogelijkheid om met elkaar te communiceren over de werkvoortgang.