blije klanten
De Effort/Impact-matrix
Wanneer je als organisatie eenmaal met Lean en Six Sigma aan de slag bent gegaan, zal het je opvallen dat het lijstje van verbetersuggesties alleen maar langer lijkt te worden. Hoe zorg je ervoor dat je orde aanbrengt in deze lange lijst van verbeter ideeën? En welke verbeter ideeën pak je als eerste aan? Een tool die je hierbij kan helpen is de Effort/Impact-matrix.
Het prioriteren van verbeter ideeën
Simpel gezegd brengt de Effort/Impact-matrix prioriteit aan in je verbeter ideeën. Hierdoor werk je het lijstje van verbetersuggesties op de meest efficiënte manier af en ga je niet zomaar lukraak aan de slag. De Effort/Impact-matrix wordt daarom ook wel een prioriteringsmatrix genoemd.
Hoe bepaalt deze tool dan bij welke verbetersuggesties je het beste kan beginnen? Dit wordt gedaan aan de hand van de verhouding tussen de twee factoren ‘Effort’ en ‘Impact’. Effort staat hierbij voor de mate van inspanning die je moet leveren om een gewenst resultaat te behalen. De Impact laat de zien wat de invloed daarvan is op de doelstelling(en) van het project.
De grafische weergave van de Effort/Impact-matrix
Zoals te zien is in onderstaande afbeelding bestaat de Effort/Impact-matrix uit een x-as (‘Effort’-as) en een y-as (‘Impact’-as).
- Effort-as (x-as): Deze as geeft de mate van inspanning (hoog/laag) aan om het idee uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld inspanning zijn in de vorm van tijd, geld, energie of risico. Hoe lager de inspanning, des te beter.
- Impact-as (y-as): Deze as laat de mate van invloed (groot/klein) zien van het verbeteridee op het probleem of de organisatie. Hoe groter de impact, des te groter de invloed op je doelstelling(en).
Je kunt de matrix ook anders inrichten. Zo kun je op de x-as ook de mate van veranderbaarheid aangeven en op de y-as het effect op de doelstelling.
Stappen om zelf aan de slag te gaan
- Teken de matrix, bijvoorbeeld op een brownpaper. Zorg ervoor dat je x-as de mate van Effort of veranderbaarheid aangeeft en de y-as de impact of het effect weergeeft.
- Zorg ervoor dat je duidelijk hebt welke definities je hanteert voor de termen op de x-as en de y-as.
- Breng de verbetersuggesties onder in de matrix uitgaande van de 2 categorieën.
- Zet je verbeter ideeën om in acties en begin hierbij met de ideeën die een hoge impact (of groot effect) hebben en een lage effort (of hoge veranderbaarheid).
Tips
Er zijn verschillende tips die handig kunnen zijn bij het maken van een Effort/Impact-matrix. Hierbij is het belangrijk om na te gaan dat een aantal Scrum en Kanban principes je ook goed kunnen helpen bij de prioritering van je ideeën.
- Bepaal per idee wat het gewenste effect zou moeten/kunnen zijn
- Zorg dat de ideeën behapbaar zijn
- Voorkom dat je te veel ideeën tegelijk beetpakt. Limiteer de zaken die in de categorie ‘doing’ staan.
- Bewaak de voortgang en maak het visueel, bijvoorbeeld middels een Kanban bord.
- Houd in de gaten of je verbeter idee het gewenste effect heeft. Wanneer dit niet het geval is inspecteer je dit en pas je dit aan.