Slimmer werken,
blije klanten

Waarom SIPOC onmisbaar is bij procesverbetering

Wil je procesverbetering bereiken binnen je bedrijf? Dan is het allereerst belangrijk om een uitgebreid overzicht te hebben van de betreffende processen. De SIPOC kan hier een uitkomst in bieden. Simpel gezegd laat deze Lean Six Sigma tool in een tabelvorm de belangrijkste inputs en outputs zien van één of meerdere bedrijfsprocessen. Hoe dat precies in zijn werk gaat, daar kom je achter in deze blog!

De 5 componenten

De letters van het woord SIPOC staan voor 5 componenten;

Supplier (leverancier)
Input (invoer)
Process (proces)
Output (uitvoer)
Customer (klant)

Wanneer je deze componenten uitwerkt heb je het hele proces in kaart van input (trigger vanuit leverancier) tot output (eindproduct bij klant). SIPOC is daarom een onmisbare tool voor procesverbetering. Het geeft namelijk niet alleen een duidelijk overzicht van je gehele proces maar het helpt je ook om de scope van jouw project te bepalen. Met andere woorden, het laat de totale reikwijdte van een proces zien, doordat alle tussenliggende stappen zijn meegenomen.

De eerste stappen van SIPOC

Om het SIPOC overzicht te creëren is het allereerst belangrijk om in gesprek te gaan met betrokkenen. Je kan bijvoorbeeld aan de klant vragen om meer te vertellen over het proces en wat er verbeterd kan worden. Een aantal stappen die je hierbij kunnen helpen:

Teken de SIPOC structuur op een flip-over of stuk brown paper en neem voldoende post-its mee.
Stel de input vast. Dit is vaak een zelfstandig naamwoord en kan bijvoorbeeld gaan om een klacht, een levering van grondstoffen of een telefoontje van de klant.
Bepaal wie de input levert. Dit zet je onder het kopje Supplier.
Bedenk wat er als eerste met de input gebeurt. Dit wordt vervolgens de eerste stap in het SIPOC overzicht (zie onderstaand: registreren van systemen).

Klaar om zelf het SIPOC overzicht in te vullen? Download hier het doe-het-zelf template.

Het invullen van de SIPOC

Nu de eerste stappen richting de SIPOC zijn gezet – met behulp van de betrokkenen – is het tijd om het SIPOC template verder in te gaan vullen. De volgende vragen kunnen je hierbij helpen:

Definieer het resultaat. Wat is de output?
Wie ontvangt deze output? De ontvanger van de output is de customer (klant) van het proces.
Welke eisen stelt de customer aan de output? Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de kwaliteit (inhoudelijk goede oplossing), tijdigheid (termijn) of de leveringswijze (persoonlijk/telefonisch).
Welke eisen stelt ‘het proces’ aan de input? Voor een goede verwerking is het belangrijk dat ook de input kwalitatief goed is, want garbage in = garbage out.

De compleetheid van je SIPOC bepalen

Denk je dat je SIPOC compleet en allesomvattend is? Probeer dan nog eens gedetailleerd naar alle stappen te kijken. Je zult zien dat de hoofdlijnen die je nu hebt uitgewerkt, op te delen zijn in nog veel meer processtappen. Een maximum van zeven stappen is een mooi aantal om na te streven. Hiermee voorkom je dat je scope te breed wordt.

5 redenen waarom een SIPOC onmisbaar is in ieder project

Een SIPOC zorgt ervoor dat je proces visueel wordt. Deze zichtbaarheid kan zorgen voor structuur in het gesprek dat je aan het voeren bent en het faciliteert de discussie over het proces.
Een gezamenlijke uitwerking van SIPOC creëert wederzijds begrip over het proces. Doordat je met elkaar in gesprek bent en het proces samen uitwerkt, ontstaat er een gezamenlijk beeld.
Het sluit aan bij DMAIC omdat de SIPOC ervoor zorgt dat je in de Define fase een duidelijk beeld uitwerkt van de gekregen aanleiding of opdracht. Op deze manier voorkom je onduidelijkheid in een latere fase van je project.
Je krijgt een uitgebreid beeld van de klant en de overige stakeholders. Hierdoor zie je geen belangrijke stakeholders over het hoofd. Wanneer dit gebeurt, kan dit niet alleen de relatie beschadigen, maar kost het ook nog eens veel tijd en energie om dit later te herstellen.
Het is leuk om te doen omdat het jou als procesverbeteraar leert hoe je snel tot de essentie van het probleem kan komen om zo processen te verbeteren.